Gestión eficaz de impagos en tiempos dificiles

Ahora, más que nunca, se hace imprescindible que las empresas pongan en marcha mecanismos efectivos en la gestión de sus impagos, evitando los procesos legales y solucionando el problema de forma amistosa y profesional.

La pandemia en la que estamos inmersos está provocando que se haya deteriorado la situación financiera de empresas y autónomos, debido en gran parte a dos factores, la bajada de ventas ocasionada por la caída de la demanda y la incapacidad de sus clientes para cumplir con las obligaciones de pago.

Esta dificultad para atender las obligaciones de pago supone un gran quebradero de cabeza para los departamentos financieros de muchas empresas en España. Por ello, se ven obligadas en muchos casos a extender los vencimientos de pago para no dañar la imagen con el cliente, especialmente en el caso de clientes importantes,  y en última instancia, emprender largas y costosas acciones legales que suponen la pérdida del cliente y la no recuperación de la deuda parcial o totalmente.

Por mi dilatada experiencia profesional, puedo afirmar que uno de los aspectos más infravalorados y donde menos recursos se invierte es en la comunicación, siendo habitual dejar en manos del departamento financiero y/o comercial de la empresa la gestión de los impagos desde el momento en el que la factura vence su plazo de cobro.

¿Por qué no se confía en profesionales de la comunicación para gestionar los impagos?

Quizás las empresas están acostumbradas a reclamar las facturas de forma muy tradicional y les es complicado cambiar esta forma de hacerlo por miedo a perder al cliente o en muchos casos por vergüenza. Pero estamos viviendo una situación excepcional nunca antes vivida y hacer las cosas como antes ya no funciona,  siendo necesario buscar la efectividad y la practicidad utilizando los menores recursos posibles. ¡No hay nada más efectivo y con menos costes, que una buena gestión de la comunicación para afrontar los impagos con clientes!.

Reglas básicas para gestionar los impagos utilizando la comunicación.

Existen unas reglas básicas que toda empresa debería tener en cuenta  a la hora de poner en marcha un sistema efectivo de comunicación.

Objetivo: La comunicación tiene como fin, evitar llegar a la vía jurídica para solucionar el problema, ya que esto supone un deterioro o una ruptura de la relación con el cliente y, además, de un perjuicio en la imagen de la empresa. 

Estrategia: Definir una buena estrategia de comunicación va a conseguir orientar con eficacia las interacciones con el deudor, aumentar los cobros, automatizar las decisiones y mejorar la retención de los clientes llevando a cabo negociaciones de mayor calidad.

Mensajes: El uso de determinadas palabras en nuestras comunicaciones con los deudores generará un efecto de persuasión muy positivo, en muchos casos resolviendo el problema solamente durante la primera comunicación. Para ello es necesario usar diferentes mensajes que incorporen estas palabras adecuadas en nuestras comunicaciones, independientemente del tipo de medio que utilicemos ( burofax, llamada telefónica, email, carta, etc ).

Coordinación y Metodología: Una vez puesta en marcha la estrategia de comunicación con el deudor, es muy importante llevar un control y registro de todas las comunicaciones y estar en contacto permanente con el departamento comercial y jurídico de la empresa con el fin de hacerles partícipe del proceso para conseguir que aporten su visión y su conocimiento del cliente y de la legislación vigente.

¡La comunicación es la clave del éxito de una empresa! Contrata los servicios de un profesional cualificado que llegue para aportar valor, experiencia y una visión externa enriquecedora. Ahorra costes y aumenta la eficiencia.

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